Retorikekspertens bedste råd til virksomheder, der vil forbedre de hybride møder
Hybride møder er smarte, men kan også skabe en følelse af afstand i de teams, der skal samarbejde på tværs af fysiske og digitale skel. Alligevel har kun en tredjedel af de danske virksomheder opsat klare guidelines for at håndtere hybride møder. Derfor har Logitech Video Collaboration nu slået sig sammen med retorikeksperten Elaine Eksvärd om at skabe en guide, der kan hjælpe virksomheder med at forbedre den hybride mødeoplevelse – både for mødelederen, de fysiske deltagere og dem, der er med hjemmefra.
Hybride møder har den store fordel, at de kan knytte medarbejdere sammen på tværs af geografiske forskelle og dermed gøre teamwork langt mere fleksibelt. Men der er stor forskel på at kigge hinanden i øjnene over samme bord versus at være en spredt forsamling fordelt på hhv. mindre grupper i samme rum og enkeltpersoner, som deltager fra hver sit lille digitale vindue.
En nylig undersøgelse viser, at beslutningstagerne i de danske virksomheder er fuldt ud klar over udfordringen, og at næsten halvdelen af virksomhederne er opmærksomme på at skabe inkluderende og rare hybride møder, hvor alle parter føler sig velkomne og hørte[i]. Men samtidig har kun en fjerdedel af alle de adspurgte virksomheder opsat klare mødeguidelines eller lavet en decideret mødeetikette, der kan hjælpe deres ansatte med at navigere i det til tider lidt komplekse hybride mødeformat[ii].
Derfor har brandet Logitech Video Collaboration slået sig sammen med retorikeksperten Elaine Eksvärd om at sammensætte en guide, der kan hjælpe de knap 70% af alle nordiske virksomheder, som stadig mangler en formel plan til at håndtere hybride møder. Guiden inkluderer konkrete tips og gode råd til, hvad man bør (undgå) at gøre som både mødeleder og -deltager, med basis i Elaine Eksvärds mangeårige erfaring med præsentationsteknik, retoriske virkemidler og personlige mødeoplevelser i professionelt regi.
Overfør det bedste fra det fysiske møde til det hybride
Ifølge Elaine Eksvärd er en af nøglerne til succesfulde hybride møder at adoptere så mange aspekter som muligt fra de fysiske møder. Eksempelvis er det vigtigt at blive taget ordentligt imod af værten og hilse på af de øvrige deltagere ved mindre møder, selvom man sidder i hver sit digitale hjørne, ligesom hyggesnakken over kaffen i pauserne sagtens kan blive en del af det hybride møde ved hjælp af lidt planlægning.
Den fysiske interaktion, man går glip af som digital mødedeltager, kan man med fordel forsøge at overføre til det hybride møde, mener Elaine Eksvärd. Blandt andet bør man som digital mødedeltager også citere dem, der er med til det fysiske møde.
”For man kompenserer for den manglende øjenkontakt ved at lade folk på mødet føle sig set. At sige
deres navn er en god erstatning for dette. Når du kigger ned på skærmen på deltagernes ansigter, må du gerne kommentere deres reaktioner som: ”Anders, jeg kan se, at du nikker,” og så kigge ind i kameraet igen og fortsætte, hvor du kom fra”, forklarer hun.
Et simpelt trick til bedre ”øjenkontakt” kan være at tegne en smiley på en post-it og sætte den ved webkameraet. Ifølge Elaine Eksvärd er den ideelle fordeling nemlig at kigge på skærmen i blot 20% af tiden og ind i kameraet de resterende 80%.
Mødelederen som tv-vært
Også mødelederen spiller en central rolle i det succesfulde hybride møde; ikke kun ift. at forklare spillereglerne ved mødets start, men også som ”oversætter” mellem de fysiske og de digitale deltagere.
”Når du afholder hybride møder, er du en form for tv-vært. Din opgave er at få både publikum på stedet og folk i sofaerne derhjemme til at føle sig set. Stå gerne op, for det giver en følelse af større engagement. Behandl kameraet i rummet som en person. Ikke nok med det – det er dig, der er ansvarlig for samhørigheden,” forklarer hun.
Logitechs ”Spilleregler til hybride møder – en guide for virksomheder” kan findes på Logitechs hjemmeside.
Om Elaine Eksvärd
Elaine Eksvärd er en af Sveriges mest kendte retorikeksperter. Hun brænder for at hjælpe virksomheder med at kommunikere klart og effektivt for at forbedre mødeoplevelsen for alle parter. Elaine Eksvärd er forfatter til tre bøger om moderne retorik, hendes podcast opdateres ugentligt med gode retoriske tips, som hun også ofte deler som gæst på svensk tv og som foredragsholder. Dertil er hun direktør i og grundlægger af retorikbureauet Snacka Snyggt.
For yderligere information kontakt
Helle Jakobsen, PR-konsulent hos Related, hej@related.dk, +45 6060 8114.
[i] 43,6% af beslutningstagerne i danske virksomheder svarer, at de sørger for at alle mødedeltagere føler sig velkomne og hørte. Undersøgelse udført af AB Analyse i oktober 2021 blandt 748 beslutningstagere i virksomheder (220 danskere, 120 nordmænd, 252 svenskere og 156 finner).
[ii] Kun 25,5% af de danske virksomheder har klare guidelines eller en mødeetikette på plads. Undersøgelse udført af AB Analyse i oktober 2021 blandt 748 beslutningstagere i virksomheder (220 danskere, 120 nordmænd, 252 svenskere og 156 finner).
Logitech er en schweizisk grundlagt virksomhed med fokus på innovation og kvalitet. Logitech udvikler produkter og oplevelser, der bliver en integreret del af folks hverdag. Logitech blev grundlagt i Lausanne, Schweiz i 1981 og udvidede hurtigt til Silicon Valley. Logitech forbinder folk gennem innovativt computerudstyr og lancerer nye teknologier som den infrarøde trådløse mus, den tommelfingerstyrede trackball, lasermusen og meget mere.
Siden vores tidlige dage har vi løbende udvidet både vores ekspertviden inden for produktdesign og vores globale tilstedeværelse. Med hvert af vores produkter fokuserer vi på, hvordan vores kunder forbinder og interagerer med den digitale verden. Design er kernen i hver eneste af vores kreationer, i hvert udviklingsteam og udviklingsområde, så enhver brugeroplevelse er virkelig unik og meningsfuld.
Med produkter, der sælges i næsten alle lande i verden, er Logitech vokset til en virksomhed med forskellige individuelle mærker, der bringer folk sammen gennem musik, spil, video og computerteknologi. Logitechs mærker inkluderer Logitech, Logitech G, ASTRO Gaming, Ultimate Ears, Jaybird, Blue Microphones og Streamlabs.