Tulevaisuuden kokoustilat ovat joustavia

Meeting3

Joustavampia kokoustiloja, paljon enemmän verkkopalavereja ja investointeja parempiin teknisiin laitteisiin. Nämä ovat muutamia suuntauksia, jotka tuli ilmi Logitechin uudesta tutkimuksesta, jossa paneuduttiin muun muassa siihen, miten suomalaisyritysten päättäjät arvelevat ratkaisevansa fyysiset toimitilansa koronan jälkeen.

Paljon on muuttunut viime vuoden aikana eikä vähiten tapa, jolla teemme yhteistyötä ja toimimme vuorovaikutuksessa työpaikalla. Moni työntekijä on tottunut etätöihin kotona, hyvässä ja pahassa, ja työpaikan toimistoa käytetään eri tavoin kuin ennen.

Teknologiayhtiö Logitechin pohjoismaisten yritysten päättäjille teettämän uuden kyselyn mukaan 32,3 % suomalaisista yrityksistä odottaa toimistotilojensa koon pienenevän, kun pandemia laantuu. Luku liittynee siihen, että samaan aikaan valtaosa vastaajista on sitä mieltä, että verkkopalavereista on tullut paljon yleisempiä kuin ennen koronaa, ja yritysten tilat halutaan sovittaa tähän kehitykseen.

Toimintoihin perustuva toimistosuunnittelu

Pohjoismaisen arkkitehtitoimisto Arkiteman Business Area Manager Glenn Elmbæk on täysin samaa mieltä siitä, että digitaalisen palaverikulttuurin kasvu muuttaa yritysten tapaa perustaa toimipisteitä ja toimipaikkoja tulevaisuudessa:

- Näemme enemmän pienempiä kokoustiloja ja toimintoihin perustuvia työympäristöjä, joissa paikkaa vaihdetaan sen mukaan, mikä tukee parhaiten työn alla olevia tehtäviä. Tarvitaan yhä enemmän erityyppisiä tiloja, kuten rauhallista tilaa keskittymiselle ja mietiskelyyn, ryhmä- ja projektitiloja yhteistyölle, rennompia sohvaryhmiä ja vastaavia, Glenn Elmbæk kertoo.

Muutos suomalaisissa kokoustiloissa

Kyselyn suomalaiset vastaajat ovat samaa mieltä, että muutosta on ilmassa: 34,8 % heistä odottaa tekevänsä jonkinlaisia muutoksia toimiston kokoustiloihin. Muun muassa 12,3 %tekee toimistoon useita erikokoisia kokoustiloja, kun taas toiset aikovat käyttää yrityksen tiloja uusiin tarkoituksiin (11 %) tai suunnitella nykyisiä kokoustiloja uudelleen (9 %).

Glenn Elmbæk ennustaa lisäksi puhelinkopin palaavan ja avokonttoreiden suosion laskevan, samalla kun hän jo nyt neuvoo asiakkaitaan muuttamaan ruokalatilojen kahvintuoksuisia neliömetrejä kokouskäyttöön. Yritykset perustavat hänen mielestään siis tilansa enemmän toiminnon ja tehtävän eikä työpaikan yksittäisten ihmisten tai työtehtävien perusteella. Lisäksi hän muistuttaa, että on tärkeää tehdä kokoustiloista entistä joustavampia, jotta ne voidaan helposti muuttaa muuhun tarkoitukseen kuin tyhjänä seisottamiseen.

Hybridikokoustila

Henrik Staff, B2B-johtaja Logitech Video Collaborations -yhtiössä, joka on yksi Pohjoismaiden johtavista videoneuvottelulaitteiden tarjoajista, uskoo hänkin, että kokoushuoneiden käytön miettiminen uudelleen voisi olla yrityksille etu:

- Niin sanotuilla hybridikokoustiloilla voi olla monia käyttötarkoituksia ja niiden avulla voidaan tukea entistä enemmän hybridiä kokouskulttuuria, jossa osa palaverin osallistujista on paikalla fyysisesti ja osa virtuaalisesti, Henrik Staff sanoo.

- Tutkimuksemme osoittaa myös, että yli puolet (57,1 %) suomalaisista päättäjistä haluaa luoda yritykseensä joustavamman kokouskulttuurin. Samaan aikaan 43,2 % odottaa voivansa päivittää tai korvata nykyiset videolaitteet – tai varustaa vielä enemmän kokoustiloja videoneuvottelulaitteilla. Nuo kaksi asiaa – videolaitteet ja joustavuuden lisääminen – ovat minun silmissäni edistystä, ja olen sitä mieltä, että hybridikokoukset ovat tulevaisuutta Henrik Staff sanoo.

Kun vain osa kokouksen osallistujista on tilassa fyysisesti läsnä, teknologinen vuorovaikutus muuttuu entistä merkittävämmäksi, huomauttaa Glenn Elmbæk, joka uskoo, että käytämme jatkossa enemmän digitaalisia työkaluja tehdäksemme yhteistyötä ja ryhmätyötä etänä.

Fyysistä toimistoa tarvitaan edelleen

Huolimatta siitä, että lähes kolmannes pohjoismaiseen kyselyyn vastanneista aikoo vähentää toimistoneliöiden määrää, arkkitehti Glenn Elmbæk ei usko, että fyysinen toimisto työpisteenä olisi katoamassa.

- Tarvitsemme edelleen fyysistä yhteistyötä, vertaisoppimista ja nopeaa kokemusten vaihtoa kollegoiden kanssa. Sosiaalinen kohtaaminen on olennainen osa yrityksen kulttuuria – se on liimaa, joka sitoo työntekijät yhteen. On kuitenkin olennaista, että yritykset pitävät huolen siitä, että toimistosta tehdään houkutteleva ja kokoustilat muokataan työntekijöiden tarpeiden mukaan, hän toteaa lopuksi.

Tutkimuksen keskeiset kohdat

• Puolet suomalaisista järjesti 0–20 % palavereista verkossa ennen pandemiaa (49,7 %)
• Nyt yli puolet (57,4 %) odottaa 20–60 prosentin kasvua, ja lähes viidennes vastaajista ennustaa verkkokokousten määrän kasvavan 80–100 %.
• Suomalaisvastaajista 43,2 % olettaa investoivansa uusiin videokokouslaitteisiin
• 57,1 % haluaa luoda joustavamman kokouskulttuurin
• 32,3 % arvelee pienentävänsä fyysisiä toimitiloja

Lisätietoja:

Helle Jakobsen, Related, hej@related.dk, +45 6060 8114.

Tietoa tutkimuksesta

Tiedot kerättiin maaliskuussa 2021. Kyselyn toteutti A&B Analyse. Mukana oli yhteensä 746 yrityspäättäjää Tanskasta (220), Norjasta (120), Ruotsista (251) ja Suomesta (155). 41,4 prosentissa yrityksistä on yli 300 työntekijää.