Framtidens svenska möteslokaler är flexibla

Meeting3

Mer flexibla mötesrum, fler digitala möten och ökade investeringar i teknisk utrustning. Det är några av morgondagens tendenser enligt en ny undersökning från Logitech, som bland annat undersökt vilka förväntningar som beslutfattare inom svenska företag har på framtiden och hur de fysiska kontoren kommer att se ut efter corona.

Det är mycket som förändrats det senaste året, inte minst hur vi samarbetar och interagerar på våra arbetsplatser. Många medarbetare har vant sig vid hemmakontoret, på gott och ont, och det har skett ett skifte i det sätt vi använder företagets fysiska kontor på.

Enligt en ny undersökning som teknikföretaget Logitech genomfört bland nordiska verksamheter, uppskattar 38,6% av de svenska företagen att de kommer skära ned på den fysiska kontorsytan när pandemin är över. En siffra som förklaras genom det faktum att merparten av de tillfrågade även tror att de digitala mötena är här för att stanna, i långt större utsträckning än innan corona, och att man därmed vill anpassa företages fysiska miljö till denna utveckling.

En aktivitetsbaserad kontorsdesign
Glenn Elmbæk, som är Affärsområdeschef i arkitektfirman Arkitema, med kontor i Malmö och Stockholm, håller med om att den växande digitala möteskulturen kommer förändra hur företag väljer att inreda sina kontor och lokaler i framtiden:

- Vi kommer att se mer mindre mötesrum och en mer aktivitetsbaserad arbetsmiljö, där du kan flytta runt mellan olika platser och använda utrymmen som stödjer olika behov, utifrån vilken uppgift du ska lösa. Behovet av olika sorters rum kommer att öka, med tysta rum för koncentration och fördjupning, grupp- och projektrum för samarbeten, soffgrupper för en mer avslappad miljö och liknande, säger Glenn Elmbæk.

Förändring på gång i svenska möteslokaler
De svenska respondenterna verkar instämma i den uppfattningen: Hela 74,6% svarar att det kommer förändra möteslokalerna i någon form efter pandemin. 19,5% svarar till exempel att de kommer skapa flera olika typer av mötesrum i varierade storlekar på kontoret, andra planerar att använda verksamhetens lokaler för nya ändamål (10,4%) eller ändra storleken på existerande mötesrum (24%).

Glenn Elmbæk förutspår även att telefonbåsen kommer att återuppstå och att de öppna kontorslandskapen kommer minska i popularitet. Redan nu rekommenderar han sina kunder att omvandla de kaffedoftande kantinmiljöernas kvadratmeter till mötesyta. Han menar också att företag i framtiden kommer att inreda sina rum efter funktion och uppgift i högre grad, snarare än efter enskilda personer eller positioner på arbetsplatsen. Han poängterar samtidigt vikten av att skapa flexibla möteslokaler, så att de enkelt kan användas till andra ändamål om behoven förändras, i stället för att stå tomma.

Henrik_Staff_Profile_Lowres

Den hybrida möteslokalen
Henrik Staff, Head of B2B hos Logitech Video Collaborations, en av Nordens ledande leverantörer inom videokonferensutrustning, menar också att det kan vara en fördel om verksamheter tänker igenom hur mötesrummen används:

- Med de så kallade hybrida mötesrummen skapas fler användningsmöjligheter, samtidigt som de stödjer en hybrid möteskultur där några av deltagarna deltar fysiskt i mötesrummet och andra virtuellt, säger Henrik Staff.

- I vår undersökning framgår det också, att 57,1% av de svenska beslutsfattarna vill skapa en mer flexibel möteskultur i sina verksamheter. Samtidigt svarar 70,9% att de kommer att uppgradera eller byta ut existerande videoutrustning – eller utrusta ännu fler mötesrum med videokonferensteknik. Båda dessa – videoutrustning och mer flexibilitet – är i mina ögon vägen framåt, och jag tror personligen att det är den hybrida möteslokalen som är framtiden, säger Henrik Staff.

När bara några av mötesdeltagarna är på plats fysiskt i lokalen, blir den teknologiska interaktionen ännu väsentligare, poängterar Glenn Elmbæk, som tror att vi kommer få se fler digitala verktyg med stöd för att hantera just samarbete och grupparbete på olika platser.

Vi har fortfarande användning för fysiska kontor
Trots att nästan en tredjedel av respondenterna i den nordiska undersökningen vill skära ned på kontorsytan, tror arkitekten Glenn Elmbæk inte att det fysiska kontoret som arbetsstation kommer att försvinna:

- Vi har fortfarande behov av att kunna mötas fysiskt för att samarbeta, gå sida vid sida för upplärning och att snabbt kunna utbyta erfarenheter med en kollega. Det sociala mötet är en viktig ingrediens i ett företags kultur – det lim som svetsar samman medarbetarna. Men det är viktigt att verksamheten säkerställer att kontoret är attraktivt och att mötesrummen anpassas till medarbetarnas behov, avslutar han.