Retorikexpertens bästa tips till företag som vill förbättra hybridmöten

Hybridmöten är smarta men kan också skapa en känsla av distans inom team som behöver samarbeta över fysiska och digitala gränser. Ändå har bara en tredjedel av svenska företag satt upp tydliga riktlinjer för hur hybridmöten ska hanteras. Därför har Logitech Video Collaboration inlett ett samarbete med retorikexperten Elaine Eksvärd och skapat en guide som kan hjälpa företag att förbättra den hybrida mötesupplevelsen – för mötesledaren, de fysiska deltagarna och de som deltar på distans.

Hybridmöten har den stora fördelen att de kan knyta samman medarbetare över geografiska gränser och därmed göra teamarbetet mycket mer flexibelt. Men det är stor skillnad på att se varandra i ögonen över samma bord kontra att vara i en spridd församling uppdelade i mindre grupper i samma rum och individer som deltar från sitt eget lilla digitala fönster.

En färsk studie visar att beslutsfattarna i de nordiska företagen är fullt medvetna om utmaningen, och att nästan hälften av dessa är uppmärksamma på att skapa inkluderande och trevliga hybridmöten, där alla parter känner sig välkomna och hörda. I Sverige gäller det hela 56,7% av företagen. Samtidigt har bara en tredjedel av alla företag satt upp tydliga mötesriktlinjer eller skapat en bestämd mötesetikett som kan hjälpa anställda att navigera i det ibland lite komplexa hybridmötesformatet.

Därför har varumärket Logitech Video Collaboration tagit fram en guide tillsammans med retorikexperten Elaine Eksvärd, som kan hjälpa nästan 70% av alla nordiska företag som fortfarande saknar en formell plan för att hantera hybridmöten. Guiden innehåller konkreta tips och goda råd om vad du bör (undvika) att göra som båda mötesledare och deltagare, utifrån Elaine Eksvärds mångåriga erfarenhet av presentationsteknik, retoriska verktyg och personliga mötesupplevelser i en professionell miljö.

Överför det bästa från det fysiska mötet till det hybrida
Enligt Elaine Eksvärd är en av nycklarna till framgångsrika hybridmöten att föra in så många aspekter som möjligt från de fysiska mötena. Till exempel är det viktigt att bli ordentligt bemött av värden och hälsad på av de andra deltagarna vid mindre möten, även om man sitter i sin egen digitala hörna, precis som den mysiga pratstunden över kaffet i pauserna lätt kan bli en del av hybridmöten med lite planering.

Den fysiska interaktionen, som man saknar som digital mötesdeltagare, kan man med fördel försöka överföra till hybridmötet, säger Elaine Eksvärd. Bland annat bör du som digital mötesdeltagare även citera de som deltar i det fysiska mötet:

-Man kompenserar för bristen på ögonkontakt genom att låta deltagarna på mötet känna sig sedda. Att säga deras namn är en bra ersättning för detta. När du tittar ner på skärmen på deltagarnas ansikten, kommentera gärna deras reaktioner som: ”Anders, jag kan se dig nicka” och titta sedan in i kameran igen och fortsätt där du kom ifrån, förklarar hon.

Ett av Elaine Eksvärds enkla knep för bättre ”ögonkontakt” är att rita en smiley på en post-it och sätta den vid webbkameran. Enligt henne är den idealiska fördelningen när du har ordet, att endast titta på skärmen 20% av tiden och in i kameran de resterande 80%.

Mötesledaren som TV-värd
Mötesledaren spelar också en central roll i det framgångsrika hybridmötet; inte bara i förhållande till att förklara spelreglerna i början av mötet, utan också som ”översättare” mellan de fysiska och digitala deltagarna.

-När du håller hybridmöten, är du en slags TV-värd. Din uppgift är att få publiken på plats och människorna hemma i sofforna att känna sig sedda. Stå gärna upp, det ger en känsla av större engagemang. Behandla kameran i rummet som en person. Inte nog med det – det är du som ansvarar för sammanhållningen, förklarar hon.

Logitechs ”Spelregler för hybridmöten – En guide för företag” finns HER.

Om Elaine Eksvärd
Elaine Eksvärd är en av Sveriges mest kända retorikexperter. Hon brinner för att hjälpa företag att kommunicera tydligt och effektivt för att förbättra mötesupplevelsen för alla parter. Elaine Eksvärd är författare och har skrivit tre böcker om modern retorik, hon släpper ett nytt podcastavsnitt varje vecka med bra retoriktips, som hon också ofta delar med sig av som gäst i TV och som föreläsare. Dessutom är hon grundare av retorikbyrån Snacka Snyggt.

För ytterligare information kontakta
Helle Jakobsen, Related, hej@related.dk, +45 6060 8114.

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________

DK: 43,6% / NO: 47,5% / SE: 56,7% svarar att de på bästa sätt hanterar hybridmöten genom att se till att alla mötesdeltagare känner sig välkomna och sedda.

35,8% av de norska / 32,5% av de svenska respondenterna svarar att de har en mötesetikett eller tydliga riktlinjer för att hantera hybridmöten i företaget

Enkät genomförd av AB Analyse i oktober 2021 bland 748 beslutsfattare i företag (220 danskar, 120 norrmän, 252 svenskar och 156 finländare).